استفاده از داده ها و ابزارها برای مدیریت موثر عملیات

نقش مدیر عملیات در یک آژانس را چگونه می بینید؟ در این نقش با چه چالش هایی روبرو هستید؟

به نظر من، یک مدیر عملیات برای موفقیت بلندمدت یک آژانس حیاتی است. در حالی که هر بخش روی KPI ها و محصولات قابل تحویل خود متمرکز است، یک تیم عملیاتی می تواند به اطمینان از موفقیت برای همه کمک کند. همیشه چالش هایی وجود دارد، اما در طول عمر یک آژانس تکامل می یابند. در اوایل بلوغ یک آژانس، تمرکز اغلب بر روی یک پشته اسمی فناوری، SOPها و اینکه چه ،ی چه کاری انجام می دهد است. با پیشرفت آژانس، تمرکز عملیات به مواردی مانند نرخ بهره برداری از بخش، زمان استخدام، و کاهش موانع افزایش می یابد.

چگونه از داده ها و تجزیه و تحلیل ها برای تصمیم گیری در کار خود استفاده می کنید؟ از چه ابزارهایی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می کنید؟

تجزیه و تحلیل در عملیات کمی مبهم‌تر از سایر بخش‌های یک آژانس دیجیتال، مانند SEO یا PPC است، اما ما کور نیستیم. با جمع‌آوری داده‌ها از سیستم مدیریت پروژه (ClickUp) و ابزار ردیابی زمان (Harvest)، می‌تو،م بینش‌های م،ادار و نقاط مرجع قابل اندازه‌گیری را است،اج کنیم.

از چه ابزارهایی برای بهبود فرآیندهای عملیاتی در آژانس استفاده می کنید؟ چقدر موثر هستند؟

برای ایجاد و مصرف SOP، بسته به اینکه چه ،ی SOP را تهیه می کند و چگونه باید مصرف شود، از تانگو یا لوم استفاده می کنیم. سپس آنها را در SOP Wiki (کتابخانه) خود در ClickUp قرار می دهیم. بنابراین نه تنها هر ،ی می‌تواند یک SOP را مستقیماً در ویکی مشاهده کند، بلکه می‌تو،م به راحتی آنها را به یک کار “ضمیمه” کنیم تا هر،ی که کار مذکور را انجام می‌دهد، دسترسی سریع به SOP(های) مرتبط داشته باشد. علاوه بر این، ما همچنین یک ابزار اختصاصی (Portal) برای SEO محلی ایجاد کرده‌ایم که مدیریت و ارائه کارهای عالی به مشتریانمان را آسان می‌کند. همه این ابزارها در کاری که برای انجام آنها طراحی شده اند عالی هستند و کار ما را بسیار آسان می کنند.

مدیریت در شرایط چالش برانگیز

هنگامی که با کمبود منابع، مانند پرسنل یا امور مالی مواجه هستید، چه استراتژی هایی را برای مدیریت این وضعیت به کار می گیرید؟ چگونه کارایی منابع را در آژانس به حدا،ر می رس،د؟

در ریکتی رو، مدیریت منابع را از طریق تجزیه و تحلیل نرخ بهره برداری می پردازیم. در ساده‌ترین شکل آن، ما ارزیابی می‌کنیم که فهرست مشتریان ما به چند ساعت کار در ماه نیاز دارد در مقابل چند ساعت کار تیم (های) ما. اگر شکاف در این اعداد به یک آستانه خاص کاهش یابد، می د،م که زمان استخدام فرا رسیده است. با آگاهی از این نرخ‌های استفاده از بخش، معمولاً می‌تو،م از بار کمبود اجتناب کنیم.

چگونه از پایداری و قابلیت اطمینان فرآیندهای عملیاتی در آژانس اطمینان حاصل می کنید؟ چگونه به تغییرات غیرمنتظره در فرآیندهای عملیاتی پاسخ می دهید؟

به ،وان یک SME سابق، من از نزدیک می‌دانم که پایبندی به فرآیندهای غیربهینه چقدر می‌تواند ناامیدکننده باشد. به همین دلیل، می‌خواهم با همه شرکت‌های کوچک و متوسط ​​به اشتراک بگذارم که تیم Ops نمی‌خواهد SOPها را بدون نظر آنها ایجاد و/یا اجرا کند. با بازبینی منظم SOPهای خود با SMEها و مدیران بخش، می‌تو،م SOPهایی را ایجاد و/یا تنظیم کنیم که برای موفقیت مشتری مؤثر باشد و مختصر باشد و به راحتی توسط هر ،ی در تیم اجرا شود. اگر در هر زم، یک SME مشکلاتی را با یک SOP ارائه کرد، برای گفتگو با تیم دور هم جمع می‌شویم تا در مورد تنظیمات لازم بحث کنیم و آن‌ها را فوراً در کتاب بازی قرار دهیم.

نگرش شما نسبت به نوآوری در فرآیندهای عملیاتی چیست؟ چه نوآوری هایی را در آژانس پیاده سازی کرده اید و چگونه بر ،ب و کار تاثیر گذاشته است؟

فقدان نوآوری در SOPها می تواند موفقیت پایدار یک آژانس را فلج کند. اگر همچنان کارها را به روشی که یک دهه پیش انجام می دادند انجام دهید، در مقابل رقبای پیشرو در صنعت ش،ت خواهید خورد. ما مهم این است که در مکالمات فعلی شرکت کنیم و در مورد چیزهای جدید یا به زودی درگیر شویم. RooKrew فناوری‌ها و ابزارهای در حال ظهور را ارزیابی می‌کند تا تعیین کند که آیا می‌توانند یا باید به کتابخانه SOP ما اضافه شوند یا خیر.

سازماندهی ارتباط بین بخش ها

هنگامی که با درگیری بین بخش های مختلف در آژانس مواجه می شوید، چه رویکردهایی را برای حل این مسائل در پیش می گیرید؟ چگونه از کارآمد بودن عملیات در بخش‌ها اطمینان می‌دهید؟

من فکر می‌کنم پاسخ به این سؤالات به حصول اطمینان از اینکه شرکت‌های کوچک و متوسط ​​و مدیران بخش‌ها از همان ابتدا در ایجاد و پیاده‌سازی فرآیند مشارکت دارند، بازمی‌گردد. اگر تیم (تیم ها) بخشی از فرآیند ساخت و ساز باشند، کمتر احتمال دارد که با درگیری یا پس زدن در مسیر روبرو شوید. ما در واقع در میانه یک ممیزی SOP آژانس هستیم (که ما آن را Ops Overhaul می نامیم) که بینش فوق العاده ای در مورد اینکه چه چیزی کار می کند و چه چیزی نیست ارائه می دهد. این به ما کمک می کند از ثبات کتاب بازی خود و توانایی ساده سازی در سراسر سازمان اطمینان حاصل کنیم.

چه اقداماتی را انجام می دهید تا اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند؟ چگونه مطمئن می شوید که همه در یک صفحه هستند؟

دو چیز که نمی‌توانستیم بدون آن زندگی کنیم: سستی و یک جلسه هفتگی «همه دست‌ها». ما همچنین تلاش می کنیم تا به طور منظم به هم تیمی هایمان اطلاع دهیم که برای هر سؤال یا نگر، آنها در دسترس هستیم. هیچ ، مهمتر از دیگران نیست و هیچ سوالی ،انه نیست.

سنجش عملکرد

وقتی ،ت به اندازه‌گیری اثربخشی عملیات آژانس می‌رسد، فرآیند شما برای تعریف معیارهای کلیدی چیست؟ چگونه آنها را تجزیه و تحلیل می کنید و از آنها برای بهبود تجارت استفاده می کنید؟

این یک مشکل است و احتمالاً پاسخ برای هر آژانس متفاوت است. تعریف KPI در نهایت به اه، بزرگتر شرکت متکی است. آژانسی که قصد دارد به یک شرکت هزار کارمند تبدیل شود، شاخص های KPI بسیار متفاوتی نسبت به آژانسی دارد که می خواهد یک سبک زندگی پایدار برای پنج نفر ارائه دهد. اینجا در ریکتی رو، فرهنگ و سطح استرس همیشه در ذهن شماست. بنابراین ما KPIهایی را تعریف می کنیم که به اندازه گیری آن ها کمک می کند – مانند میزان استفاده، بار کاری، و رضایت کارکنان. از طریق بررسی‌های هفتگی 1 به 1 و بررسی‌های فصلی و سالانه، می‌تو،م اطمینان حاصل کنیم که به KPIهایی که برای ما مهم‌ترین هستند، ضربه می‌زنیم.

از نظر اطمینان از کنترل کیفیت، چه استراتژی هایی را در داخل نمایندگی اجرا می کنید؟ چگونه معیارها را برای ارزیابی کیفیت تعریف و استفاده می کنید؟

برای ما، این کار با یک فرهنگ تیمی قوی شروع می‌شود که به کیفیت اهمیت می‌دهد و کارکنان را تشویق می‌کند تا مالکیت کارشان را بر عهده بگیرند. ارتباط و همکاری منظم بین تیم کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه در یک صفحه هستند و برای اه، ی،، کار می کنند، که ما احساس می کنیم به بهبود کیفیت فرآیندها و محصولات آژانس کمک می کند. به لطف این رویکرد، صادقانه بگویم که نیازی به تعریف معیارهایی برای اندازه‌گیری کیفیت نداریم. این فقط از ابتدا ساخته شده است.

ما از کوکی ها برای بهتر ، Serpstat استفاده می کنیم. با کلیک بر روی “پذیرش کوکی ها”، با ذخیره کوکی ها در دستگاه خود موافقت می کنید تا ناوبری سایت را بهبود ببخشید، استفاده از سایت را تجزیه و تحلیل کنید و به تلاش های بازاریابی ما کمک کنید. بیشتر بد،د